Start MwP Co ty wiesz o prezentacjach
Drukuj

Co ty wiesz o prezentacjach

Dagmara Dudek, Karolina Dudek

ilustracja do artykułu z miesięcznika Marketing w Praktyce

Powiedzmy sobie otwarcie: marketer, który nie potrafi tworzyć dobrych slajdów do  prezentacji marketingowych i biznesowych, psuje nie tylko komunikację, ale i opinię o całej swojej firmie.

Prezentacje biznesowe już od ponad 20 lat są codziennie używane w firmach. Wciąż jednak wielu pracowników, niezależnie od szczebla kariery i doświadczenia zawodowego, nie radzi sobie z przygotowaniem profesjonalnych slajdów.

Tworzenie marketingowych i biznesowych prezentacji wymaga trzymania się określonego zestawu reguł. To nie subiektywna kwestia estetyki czy gustu, ale podstawowe techniki formułowania za pomocą slajdów skutecznych wypowiedzi. Aby lepiej uzmysłowić czytelnikom, jakie mogą być konsekwencje braku takich umiejętności, poniżej przytaczamy anegdotkę, w której główną rolę odgrywa źle zbudowana prezentacja.

Historia z morałem (domyślnym)

Robert, brand manager, wraca do biura po dwóch tygodniach urlopu. Przez pierwsze godziny poniedziałkowego poranka przebija się przez zaległą korespondencję e-mailową. Zaraz po lunchu dostaje telefon od Marka, szefa działu marketingu. Ma przejrzeć przesłaną prezentację i podjąć decyzję. ASAP! Wyniki badań rynkowych. Omawiali je w zeszłym tygodniu na spotkaniu (Roberta nie było – urlop), ale wszystko jest na slajdach, pełny raport.

Robert otwiera plik z prezentacją. Wykresy, wykresy, mnóstwo liczb. Linie tak gęste, jak poziomice na mapie, odwzorowujące stromy szczyt. Dane zaprezentowane w sześciu bardzo podobnych do siebie odcieniach szarości. Przy wykresie legenda wielkości najmniejszej karty SIM. Opisy slajdów bardzo lakoniczne. Robert poddaje się przy slajdzie numer 67. Zostało mu do przejrzenia jeszcze drugie tyle, ale sięga po telefon. – Marek? Czy już podjąłem decyzję?! Żartujesz chyba, nie mogę przebić się przez tę prezentację. Przyślij kogoś, bo nic z tego rozumiem. Nie dam ci dziś odpowiedzi. Ktoś musi mi to objaśnić!

Jak unikać błędów w prezentacjach

Każdy z nas pamięta okropną prezentację, podobną do tej powyższej. Jakie błędy zostały popełnione przy jej tworzeniu?

  • ▶ Po pierwsze: wygląd i estetyka. Marmurkowe tło i pstrokate kolory. Dziwaczne animacje i przejścia, które mogłyby być zabawnym urozmaiceniem w filmie weselnym 20 lat temu, ale nie powinny znajdować się dziś w profesjonalnej prezentacji biznesowej. Zbyt małe i przez to nieczytelne napisy. Paleta barw dobrana w taki sposób, że na wykresie tekst zlewa się z tłem. Prezentacje mogą stracić wiele na komunikatywności, jeśli nie dopracujemy warstwy estetycznej. Dobrze zaprojektowane, ładne slajdy lepiej się czyta, a także świadczą one o profesjonalizmie autora.
  • ▶ Po drugie: źle przedstawione dane. Wizualnie gęste wykresy, pokazujące dużą ilość potencjalnie ciekawych danych, ale pozbawione czytelnej legendy, są kompletnie niezrozumiałe. Klarowne opisy pozwalają zrozumieć, na co właściwie patrzymy. W czasie spotkania mamy możliwość dopytać, poprosić o uzupełnienie informacji czy przedstawienie szerszego kontekstu (choć takie pytania przedłużają spotkania). Jednak jeśli otrzymujemy przetłumaczony na formę prezentacji dokument taki jak raport z badań, strategię marketingową, plan akcji promocyjnej czy podsumowanie sprzedaży – powinna ona zawierać wszystkie niezbędne informacje.
  • ▶ Po trzecie: brak selekcji prezentowanych treści. Prezentacje, które zawierają dużo chaotycznie przedstawionych danych, nie prowadzą do konkretnych wniosków ani obecnych na spotkaniu słuchaczy, ani późniejszych czytelników (tak stało się w przypadku Roberta).

Pokazujesz czy wysyłasz? Jest różnica

Pracę nad prezentacją trzeba rozpocząć od zastanowienia się nad tym, jaki cel chcemy dzięki niej osiągnąć. Zwykle chodzi nie tylko o przekazanie informacji, bo to można zrobić zwykłym tekstowym raportem albo nawet prezentacją drukowaną lub wysyłaną drogą elektroniczną.

Inaczej tworzy się prezentacje, które mają być dokumentami przesyłanymi e-mailem, a inaczej te, które mają być tylko i wyłącznie wyświetlane na spotkaniach. W trakcie wyświetlania slajdów podczas spotkania na żywo prelegent ma możliwość szczegółowego objaśnienia tego, co znajduje się na slajdzie. Zwłaszcza w przypadku slajdów składających się przede wszystkim z fotografii opatrzonych krótkim tekstem, możesz sobie pozwolić na to, aby prezentowane treści były jedynie zasygnalizowane krótkim zdaniem. Angażujesz wtedy całe ciało, pokazujesz rękami lub za pomocą wskaźników, co jest ważne, i w ten sposób kierujesz uwagą odbiorców.

Jeśli jednak prezentacja jest przesyłana i nie masz możliwości osobistego wyjaśnienia związku pomiędzy danymi w niej zawartymi lub zwrócenia uwagi na najważniejsze informacje i wytłumaczenie bardziej złożonych kwestii, slajdy powinny wszystko klarownie i dokładnie omawiać. Rób to raczej w formie przypisów i komentarzy, nie wstawiaj slajdów wypełnionych tekstem od góry do dołu. Raport, który otrzymał Robert, miał zaprezentować wnioski z badań i stać się podstawą podejmowania decyzji biznesowych. Powinien być zatem solidnie dopracowanym dokumentem, zrozumiałym dla każdego pracownika firmy.

Plan prezentacji

Prezentacje lepiej rozumiemy, gdy wszystkie informacje są logicznie powiązane. Dlatego ważne jest, żeby ich tworzenie rozpocząć od przygotowania planu. Trzeba sobie odpowiedzieć na pytania: Co dokładnie chcemy przekazać? Jakie kwestie są najistotniejsze? Z czego należy zrezygnować, żeby nie powstał szum informacyjny?

Plan prezentacji możemy napisać na kartce papieru, choć – szczególnie jeśli nasz pokaz ma składać się z dużej liczby slajdów – lepiej wykonać go na osobnych karteczkach samoprzylepnych lub bezpośrednio w programie przy wykorzystaniu funkcji tworzenia konspektu – wtedy punkty konspektu staną się automatycznie tytułami na slajdach. Często ciąg myślowy wyłania się dopiero w trakcie pracy nad planem prezentacji. Wszystkie informacje stają się bardziej zrozumiałe, jeśli są logicznie poukładane i powiązane.

Tak, tak: nawet wyniki finansowe można przedstawić w sposób prosty i zrozumiały. „Na początku roku odnotowaliśmy spadek sprzedaży, ale dzięki wprowadzeniu nowej kampanii reklamowej na wiosnę i zintensyfikowaniu działań w social mediach odrobiliśmy straty” – takie ogólne przesłanie można przedstawić na kilku czytelnych slajdach i zilustrować danymi. Nie wolno wstawiać skomplikowanych wykresów prezentujących wyniki sprzedaży w styczniu, po pierwszym, po drugim kwartale… i mieć nadzieję, że czytelnik sam dojdzie do właściwych wniosków. Szanse na to, że ktoś dokładnie przeanalizuje te wartości i wykresy i domyśli się jeszcze, co jest powodem obserwowanych zmian, są niewielkie. A jeśli nawet dojdzie do właściwych wniosków – w końcu jest fachowcem w swojej dziedzinie – to za to przestanie ciebie uważać za fachowca od sprawnej i skutecznej komunikacji. To przykre i niebezpieczne dla kogoś, kto pracuje w dziale marketingu/PR. Wtedy powinniśmy się spodziewać, że podobnie jak Marek, otrzymamy od osoby pochylonej nad naszą mało czytelną prezentacją telefon z prośbą o wyjaśnienia i że dzwoniący nie będzie w dobrym humorze.

Serce slajdologii

Gdy posiadasz już ogólny plan, możesz przejść do tworzenia poszczególnych slajdów. Jak porządkować treść? Jak wskazywać to, co ważne? Gdzie zamieszczać komentarze i wnioski? Odpowiedzi na te pytania wydają się skomplikowane, ale można szybko sobie poradzić, przestrzegając kilku reguł.

  • ▶ Pierwsza i najważniejsza zasada: każdy slajd powinien być osobną całością, przedstawiającą jakieś informacje i płynący z nich wniosek lub rekomendację. Jeśli różne dane, odnoszące się do tego samego wniosku, znajdują się na odrębnych slajdach, a sam wniosek pojawia się na jeszcze innym obrazku, trudniej będzie wyjaśnić te dane słuchaczom na spotkaniu na żywo i także trudniej będzie je zrozumieć, gdy prześlesz je komuś e-mailem. A i prelegenci często sami się w takiej sytuacji gubią w kolejności.
  • ▶ Wykres będzie informacyjnie bezwartościowy, jeśli nie wskażesz, które dane są istotne i jaki z nich płynie wniosek.
  • ▶ Najważniejsze kwestie powinny być zebrane i przedstawione w streszczeniu menedżerskim na początku lub ujęte w podsumowaniu na końcu. Wówczas prezentacja jest komunikatywna i skutecznie przekazuje informacje. Gdyby Robert z anegdoty otrzymał z działu marketingu prezentację ze streszczeniem, potrzebowałby o wiele mniej czasu na jej przeczytanie i zrozumienie. Mógłby szybciej podjąć decyzję.

Dość popularne są slajdy zawierające dużą ilustrację i jedno zdanie lub kilka sygnalizacyjnych wyrazów, na podstawie których prelegent wyprowadza informacje. Jest to technika dla zaawansowanych gawędziarzy. Takie slajdy często pojawiają się w prezentacjach marketingowych, które powstały na podstawie zrealizowanych z sukcesem case’ów akcji promocyjnych lub które pokazują pomysły na nowe przedsięwzięcia marketingowe.

Czy jesteś sabotażystą?

Tworzenie dobrych prezentacji, w tym czytelnych slajdów, to podstawa życia korporacyjnego. Prezentacje są wykorzystywane do przedstawiania pomysłów i formułowania strategii biznesowych, podsumowywania wyników finansowych i sprzedażowych. Przesyłane w e-mailu jako podsumowanie spotkań, wspierają bieżącą komunikację zespołów, pomagają w informowaniu o postępach realizacji projektów. Dobre prezentacje tworzą profesjonalny wizerunek organizacji. Dobre prezentacje to takie, które wzbogacają nasze rozumienie sytuacji biznesowych, przekonują do zaproponowanych rozwiązań, wyjaśniają, jakie działania należy podjąć. A te mniej udane… czasami potrafią ubawić do łez, a innym razem po prostu robią złe wrażenie, zalewając słuchaczy – ważnych słuchaczy, np. dyrektorów firmy-klienta – potokiem informacji, z którymi nie wiadomo, co mają począć. Powiedzmy zatem otwarcie: ten, kto nie robi prezentacji dobrze, sabotuje komunikację wewnętrzną i obniża efektywność pracy całej firmy.

 

ARTYKUŁ Z WYDANIA DRUKOWANEGO

 
 

Dagmara Dudek, antropolog kultury, pracuje jako graphic designer w polskim oddziale firmy doradczej Bain & Company.
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.

Karolina Dudek, zajmuje się socjologią organizacji i antropologią wizualną. Specjalizuje się w tworzeniu strategii przestrzeni pracy jako badacz i menedżer.
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.

 

Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu ułatwienia Państwu korzystania z naszych stron, a także w celach statystycznych i reklamowych.
Ustawienia dotyczące zapisywania przez stronę plików cookies możecie Państwo sprawdzić i zmienić w ustawieniach używanej przeglądarki.

Wiem, Zamknij